Pod pojęciem „smart office” skrywa się przestrzeń do pracy, w której technologie takie jak AI, IoT czy Big Data optymalizują codzienną pracę i zwiększają komfort pracowników. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym rozwiązaniom smart office.
Praca w nowoczesnym biurze stała się mobilna. Pracownicy mają dziś dostęp do komputerów, notebooków, smartfonów, tabletów i innych przenośnych gadżetów, między którymi swobodnie się przełączają, a wszystkie ważne dokumenty i ustawienia synchronizują się automatycznie na każdym urządzeniu. To zasługa technologii chmurowej, która ułatwia i automatyzuje procesy pracy.
Innowacyjne firmy kupują najczęściej programy do pracy optymalizujące codzienne czynności pracowników. Ich podstawą są pakiety biurowe z usługą w chmurze. Z ich pomocą pracownicy mogą razem pracować nad dokumentami, tabelami i prezentacjami, zostawiać komentarze, otwierać pliki na różnych urządzeniach i sprawnie przesyłać je kolegom. Ponadto dostawcy inteligentnych rozwiązań oferują możliwość pracy z dokumentami i automatyczną aktualizację aplikacji w trybie offline.
Do chmury można przenieść nie tylko programy biurowe, ale też cały pulpit. To tak zwana infrastruktura pulpitów wirtualnych (VDI). Na serwerze tworzone są oddzielne maszyny wirtualne dla każdego pracownika, w których umieszcza się system operacyjny, wszystkie programy i inne elementy pulpitu.
Pracownicy mogą wykorzystać dowolne urządzenie – wszystkie dane przechowywane są nie na komputerze, lecz w chmurze, a dostęp do nich można uzyskać nawet ze smartfona. To wygodne rozwiązanie, jeśli firma ma wiele oddziałów i trzeba stale aktualizować oprogramowanie. Z pomocą wirtualnego pulpitu można uczynić to zdalnie na wszystkich urządzeniach.
Inteligentne biuro nie kończy się na komputerze. W jego skład wchodzi także system automatyzacji procesów biurowych, począwszy od sterowania klimatyzacją, a skończywszy na otwarciu okien i włączeniu światła.
Dostawcy inteligentnych rozwiązań dla biura mogą wyposażyć przestrzeń biurową w sensory i czujniki, które pozwalają śledzić zmiany temperatury i wilgotności powietrza. Jeśli w pomieszczeniu zrobi się za gorąco lub za duszno, system otworzy okna lub uruchomi klimatyzację, a następnie wyłączy wentylację, aby utrzymać normalną temperaturę i nie marnować energii elektrycznej.
Sprzęt w inteligentnym biurze pomaga zautomatyzować wiele codziennych czynności. Na pierwsze miejsce wysuwają się tutaj systemy multimedialne i sprzęt do druku. Nowoczesne urządzenia multimedialne to nie tylko tablice interaktywne czy rzutniki. W jego skład wchodzą ściany wideo, wyświetlacze, interaktywne flipcharty, kamery z wifi i inne urządzenia.
Z pomocą interaktywnych flipchartów można omawiać projekty zespołowe w czasie zebrań. Pracownik ładuje prezentację na notebooku, wyświetla ją na tablicy i przesyła kolegom, wydziela to, co najważniejsze, rysuje schematy i robi notatki rysikiem. Wszystkie wyniki spotkania zostają zachowane w formie elektronicznej.
Do najbardziej podstawowych procesów mających fundamentalne znaczenie w funkcjonowaniu firmy należy druk i obieg dokumentów. Nowoczesne smart urządzenia do druku to wielofunkcjonalne systemy, które powodują, że tzw. papierkowa praca staje się szybsza i prostsza. Z pomocą nowoczesnych drukarek pracownicy mogą na przykład ukryć fragment tekstu z poufną informacją albo zeskanować jednocześnie kilka dokumentów. Pracę ze sprzętem wydatnie ułatwia serwis, który łączy drukarki, komputery, smartfony i inne urządzenia z aplikacjami w chmurze.
Zdj. główne: Copernico/unsplash.com
